Consultant pour l’Elaboration d’un Manuel de Procédures Administratives et Financières du Ministère de L’enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique (MESRS)

I. Contexte et justification :

La problématique de la gouvernance liée à l’objectif de développement durable tient d’une préoccupation majeure des Etats à dégager la capacité d’élaborer des politiques publiques en vue de satisfaire les besoins de leurs populations. Cela n’est possible que si l’appareil étatique dispose d’une administration dotée de ressources humaines qualifiées et de procédures de gestion administrative et financières adéquates. Une bonne gestion des de la chose publique doit commencer par la reconnaissance de la dimension stratégique des organes de gouvernance.

Un système de gouvernance interne représente un facteur essentiel de la performance des fonctions publiques nationales indispensable au développement économique de notre pays. Cependant, la problématique de cette fonction au Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique a été longtemps réduite à sa seule dimension de la comptabilité, l’administration du personnel, traitement des dossiers, suivi mensuel du paiement des salaires, gestion manuel des courriers et des parapheurs etc…

La politique de gestion de l’enseignement supérieur reposant essentiellement sur l’atteinte des objectifs assignés dans le document de stratégie globale du gouvernement, le Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique souhaite dans un contexte de modernisation développer une approche stratégique de gestion administrative et financière de son institution.
Ainsi, le Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique souhaite bénéficier d’un accompagnement pour l’élaboration d’un manuel de procédure pour une meilleure gestion de l’administration et l’amélioration de la qualité de services rendus au public.

Dans ce contexte, le Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique souhaite recruter une personne physique ou morale possédant une expertise en Elaboration de Manuels de Procédures pour une meilleure gestion de la chose publique qui vise l’alignement des différents services, structures, processus et programmes sur les objectifs du département.

II. Objectifs de la mission :

L’objectif de ce projet est de mettre en place un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable selon les normes et règles applicables, pour garantir une bonne gestion organisationnelle du MERSR.
Spécifiquement, le manuel devra inclure une description détaillée des politiques et procédures, entre autres:

  1. les procédures comptables et financières (y compris les processus d'approbation et de validation des paiements, la gestion des fonds comprenant les procédures et les plafonds relatifs à la gestion de caisse, ainsi que la gestion des actifs et des stocks) ; 
  2. les politiques et procédures relatives aux ressources humaines (incluant les organigrammes mis à jour, les grilles salariales et d’indemnités, l'organisation des dossiers RH, le système d'évaluation régulière de la performance des employés etc…) ; 
  3. les politiques et procédures d'approvisionnement de biens et de services (pour les produits non-sanitaires);

III. Etendue des services du Consultant

Placé sous la tutelle et la supervision directe du Chef de Cabinet, le consultant devra décliner de manière claire l’organisation du MESRS, les procédures de gestion des ressources humaines, les procédures des moyens généraux (courriers, missions, gestion des immobilisations, gestion des stocks, et trésorerie), le système comptable, budgétaire et analytique et les procédures de passation des marchés conformément aux documents et règlements en vigueur.
Au total, la mise en place des procédures formalisées devra :

  • Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable conforme; 
  • Répondre aux principes d’organisation et de gestion généralement admis; 
  • Répondre aux dispositions des conventions de financement; 
  • Répondre à la législation en vigueur en Guinée (décrets, lois, arrêtés et autres textes réglementaires); 
  • Responsabiliser davantage chaque personnel dans l’accomplissement de ses tâches; 
  • Rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l’optimisation des circuits d’information (circulation des documents).

De plus, les manuels de procédures doivent impérativement adresser les points suivants, entre autres :

  • L’organisation, le rôle et les fiches de postes référencés dans l’organigramme ; 
  • Les procédures et outils de gestion opérationnels et/ou administratifs, logistiques et/ou de gestion des ressources humaines; 
  • Les procédures et outils de gestion comptable et financière.

Les produits et livrables attendus sont :

  • Un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable du MESRS ; 

Le manuel devra comprendre les composantes suivantes, entre autres :

  • Les cahiers de charge ou l’organigramme du ministère; 
  • Les documents et outils de gestion de procédures administratives, logistiques et/ou de gestion des ressources humaines; 
  • Les documents et outils de gestion des procédures de gestion comptables et financières. 
  • Les documents et outils de gestion des procédures de gestion (gestion des courriers, avances, justifications des avances, Reporting, etc.)

Dans le cadre de cette mission, le consultant aura à conduire les activités suivantes, entre autres :

  • Le diagnostic de l’existant et la mise à jour des documents existants ;
  • Deux réunions techniques de restitution ; 
  • Un atelier de validation à mi- parcours ;
  • Un atelier de validation du manuel. 

IV. Durée de la mission :

La durée de cette mission est 90 jours à compter de la date de signature du contrat.

V. Conditions requises :

Le cabinet ou le consultant indépendant intéressé doit :

  • Disposer d’une formation académique post universitaire en management, administration publique, audit et psychologie du travail ;
  • Avoir un minimum de 10 ans d’expérience dans un cabinet de Management ou une société multinationale dans le domaine de la Gestion et Stratégie, et Audit organisationnel ;
  • Avoir conduit plusieurs missions d’audit organisationnel et de mise en place d’outils de gestion;
  • Avoir une expérience avérée dans la rédaction des politiques et procédures de gestion surtout pour le compte d’une structure étatique. 


 

 

 

Informations supplémentaires

  • Objectif de la Mission:

    L’objectif de ce projet est de mettre en place un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable selon les normes et règles applicables, pour garantir une bonne gestion organisationnelle du MERSR.
    Spécifiquement, le manuel devra inclure une description détaillée des politiques et procédures, entre autres:

    1. les procédures comptables et financières (y compris les processus d'approbation et de validation des paiements, la gestion des fonds comprenant les procédures et les plafonds relatifs à la gestion de caisse, ainsi que la gestion des actifs et des stocks) ; 
    2. les politiques et procédures relatives aux ressources humaines (incluant les organigrammes mis à jour, les grilles salariales et d’indemnités, l'organisation des dossiers RH, le système d'évaluation régulière de la performance des employés etc…) ; 
    3. les politiques et procédures d'approvisionnement de biens et de services (pour les produits non-sanitaires);
  • Secteurs concernés: Education, GRH/Organisation
  • Structures bénéficiaires: Ministère de l’enseignement supérieur et de la Recherche Scientifique
  • Lieu d’affectation: Conakry
  • Date de clôture: Novembre 2016
  • Debut de la mission: à définir
  • Durée: à définir
  • Profil recherché: Disposer d’une formation académique post universitaire en management, administration publique, audit et psychologie du travail ;
  • Expériences:
    • Avoir un minimum de 10 ans d’expérience dans un cabinet de Management ou une société multinationale dans le domaine de la Gestion et Stratégie, et Audit organisationnel ;
    • Avoir conduit plusieurs missions d’audit organisationnel et de mise en place d’outils de gestion;
    • Avoir une expérience avérée dans la rédaction des politiques et procédures de gestion surtout pour le compte d’une structure étatique. 

  • Résultats attendus:

    Un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable du MESRS ; 

    Le manuel devra comprendre les composantes suivantes, entre autres :

    • Les cahiers de charge ou l’organigramme du ministère; 
    • Les documents et outils de gestion de procédures administratives, logistiques et/ou de gestion des ressources humaines; 
    • Les documents et outils de gestion des procédures de gestion comptables et financières. 
    • Les documents et outils de gestion des procédures de gestion (gestion des courriers, avances, justifications des avances, Reporting, etc.)
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Agenda du Projet

 Courant 2016

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